Umowę zlecenia można wypowiedzieć w każdym czasie, zarówno przez zleceniodawcę, jak i zleceniobiorcę. Najbezpieczniej zrobić to na piśmie, wskazać konkretną umowę oraz datę zakończenia współpracy. Podstawą jest art. 746 Kodeksu cywilnego, ale przed sporządzeniem dokumentu trzeba sprawdzić, czy kontrakt przewiduje okres wypowiedzenia.
Jak napisać wypowiedzenie umowy zlecenia krok po kroku?
Wypowiedzenie jest jednostronnym oświadczeniem woli. Druga strona nie musi go podpisywać, aby dokument był skuteczny, ale musi otrzymać go w sposób pozwalający zapoznać się z jego treścią. Pismo powinno być krótkie, jednoznaczne i pozbawione sformułowań sugerujących jedynie zamiar zakończenia współpracy.
Przygotowanie dokumentu obejmuje następujące kroki:
- Sprawdź treść umowy. Zobacz, czy wskazano okres wypowiedzenia, sposób doręczenia albo obowiązek zachowania określonej formy.
- Wpisz datę i miejscowość. Data pomaga ustalić, kiedy sporządzono oraz przekazano oświadczenie.
- Oznacz obie strony. Podaj dane zleceniodawcy i zleceniobiorcy, a w przypadku firmy także jej nazwę, adres siedziby i inne dane pozwalające ją jednoznacznie zidentyfikować.
- Wskaż wypowiadaną umowę. Podaj datę jej zawarcia, przedmiot zlecenia, a jeśli istnieje – także numer dokumentu.
- Sformułuj oświadczenie. Napisz wprost, że wypowiadasz konkretną umowę zlecenia.
- Określ termin zakończenia. Wskaż, czy umowa rozwiązuje się natychmiast, czy po upływie okresu wypowiedzenia wynikającego z kontraktu.
- Podpisz dokument i zachowaj kopię. Podpis powinien należeć do osoby składającej oświadczenie.
Nie musisz tworzyć rozbudowanego uzasadnienia. Jeśli jednak powołujesz się na ważny powód albo przewidujesz spór o zasadność natychmiastowego zakończenia umowy, krótki i rzeczowy opis przyczyny może ułatwić późniejsze wyjaśnienia.
| Element | Status | Dlaczego to ważne? |
|---|---|---|
| Miejscowość i data | Obowiązkowy | Pozwalają ustalić moment sporządzenia i złożenia oświadczenia. |
| Dane stron | Obowiązkowy | Identyfikują zleceniodawcę i zleceniobiorcę. |
| Oznaczenie umowy | Obowiązkowy | Usuwa wątpliwości, której umowy dotyczy wypowiedzenie. |
| Jednoznaczne oświadczenie | Obowiązkowy | Pokazuje, że chodzi o wypowiedzenie, a nie samą zapowiedź odejścia. |
| Data rozwiązania | Obowiązkowy | Porządkuje okres dalszego wykonywania zlecenia i rozliczeń. |
| Uzasadnienie | Opcjonalny | Może pomóc wykazać istnienie ważnego powodu. |
| Informacja o rozliczeniu | Opcjonalny | Ułatwia ustalenie wynagrodzenia, zwrotu kosztów i przekazania rzeczy. |
Jakie są tryby zakończenia umowy zlecenia?
Art. 746 Kodeksu cywilnego pozwala każdej stronie wypowiedzieć umowę zlecenia w każdym czasie. Nie oznacza to jednak, że każde wypowiedzenie wywołuje taki sam skutek i zawsze jest wolne od konsekwencji finansowych.
Porozumienie stron
Jeżeli obie strony zgadzają się na zakończenie współpracy, mogą ustalić konkretną datę rozwiązania umowy oraz sposób końcowego rozliczenia. Takie rozwiązanie nie jest jednostronnym wypowiedzeniem. Najlepiej zapisać ustalenia na piśmie, zwłaszcza gdy dotyczą wynagrodzenia, zwrotu kosztów albo sprzętu.
Wypowiedzenie z okresem wypowiedzenia
Kodeks cywilny nie ustanawia sztywnego okresu wypowiedzenia dla umowy zlecenia. Strony mogą jednak wpisać go do kontraktu, na przykład w dniach, tygodniach lub miesiącach. W takim przypadku trzeba zastosować ustalony termin i prawidłowo obliczyć dzień zakończenia umowy.
Jeżeli wypowiadasz umowę z zachowaniem okresu wypowiedzenia, nie wpisuj przypadkowej daty. Sprawdź, od kiedy biegnie termin i czy umowa przewiduje dodatkowe zasady jego liczenia.
Wypowiedzenie ze skutkiem natychmiastowym
Natychmiastowe zakończenie współpracy może być uzasadnione ważnym powodem, czyli istotną przyczyną, przez którą dalsze wykonywanie umowy nie powinno być kontynuowane. Ocena zależy od okoliczności konkretnej sprawy. Przykładem może być rażące naruszenie obowiązków, brak wypłaty należnego wynagrodzenia albo rzeczywista niemożność dalszego wykonania zlecenia.
Wypowiedzenie bez ważnego powodu nie musi być automatycznie nieważne, ale przy odpłatnej umowie może wiązać się z odpowiedzialnością odszkodowawczą. Strona, która bez uzasadnienia nagle kończy współpracę, może zostać zobowiązana do naprawienia szkody poniesionej przez drugą stronę. Dlatego nie należy utożsamiać prawa do wypowiedzenia w każdym czasie z brakiem jakichkolwiek konsekwencji.
W piśmie warto wyraźnie rozdzielić te sytuacje. Jeśli zachowujesz termin umowny, wskaż okres wypowiedzenia. Jeśli rozwiązujesz umowę natychmiast z ważnego powodu, opisz ten powód rzeczowo i bez zbędnych ocen.
Jak doręczyć wypowiedzenie, żeby mieć dowód?
Samo napisanie dokumentu nie wystarczy. Oświadczenie powinno dotrzeć do adresata w sposób umożliwiający mu zapoznanie się z treścią. Z tego względu zachowaj kopię pisma oraz dowód przekazania.
Najbezpieczniejsze sposoby doręczenia to:
- Osobiste przekazanie – poproś drugą stronę o podpisanie kopii z datą odbioru.
- List polecony z potwierdzeniem odbioru – zachowaj potwierdzenie nadania, zwrotkę i kopię dokumentu.
- Przesyłka kurierska – wybierz usługę z potwierdzeniem doręczenia.
- E-mail z kwalifikowanym podpisem elektronicznym – użyj adresu wykorzystywanego w bieżącej współpracy i zachowaj wiadomość oraz potwierdzenia.
Wiadomość e-mail bez kwalifikowanego podpisu może być dowodem złożenia oświadczenia, ale jej forma może zostać zakwestionowana, szczególnie gdy umowa wymaga formy pisemnej pod rygorem nieważności. Jeżeli zleceniodawca odmawia przyjęcia dokumentu osobiście, nie oznacza to, że problem znika. Wyślij pismo w sposób pozwalający wykazać próbę i fakt doręczenia.
O czym pamiętać po rozwiązaniu umowy?
Po zakończeniu współpracy trzeba rozliczyć wynagrodzenie za wykonane czynności oraz uzasadnione wydatki, jeżeli wynika to z umowy i przepisów. Zleceniobiorca powinien przekazać dokumenty, pliki, raporty i inne efekty zlecenia, a także zwrócić powierzony sprzęt, materiały, identyfikatory lub dostęp do systemów.
Najbezpieczniej ustalić na piśmie, co zostało wykonane, jaka kwota pozostaje do wypłaty i kiedy nastąpi zwrot powierzonych rzeczy. W przypadku sporu o odszkodowanie albo rozliczenia o znacznej wartości warto skonsultować dokumenty z prawnikiem.
