Rozwiązanie umowy najmu za porozumieniem stron pozwala zakończyć najem w terminie uzgodnionym przez wynajmującego i najemcę, także przed upływem ustawowego lub umownego okresu wypowiedzenia. Aby ograniczyć ryzyko sporu, dokument powinien określać datę zakończenia najmu, termin wydania lokalu, rozliczenie czynszu, mediów i kaucji, a jego niezbędnym załącznikiem powinien być protokół zdawczo-odbiorczy.
Dlaczego warto wybrać porozumienie stron?
Porozumienie stron jest wspólnym oświadczeniem woli wynajmującego i najemcy. W przeciwieństwie do wypowiedzenia nie wystarczy decyzja jednej osoby. Obie strony muszą zgodzić się na wcześniejsze zakończenie umowy oraz ustalić jego warunki.
Takie rozwiązanie jest szczególnie użyteczne przy umowie zawartej na czas oznaczony, gdy nie przewidziano w niej prawa do wcześniejszego wypowiedzenia. Pozwala ustalić konkretny dzień zakończenia najmu, nawet z dnia na dzień, bez stosowania ustawowego okresu wypowiedzenia. Szybkość jest jednak związana z koniecznością negocjacji. Wynajmujący może zgodzić się na wcześniejszą wyprowadzkę pod warunkiem uregulowania zaległości, pokrycia uzgodnionych kosztów albo znalezienia nowego najemcy.
Samo opuszczenie mieszkania, oddanie kluczy lub wysłanie wiadomości SMS nie musi kończyć umowy. Dopóki strony nie ustalą tego w sposób pozwalający wykazać datę i warunki rozwiązania, może powstać spór o dalszy czynsz lub inne należności.
Porozumienie stron czy wypowiedzenie?
Obie formy prowadzą do zakończenia najmu, ale działają w inny sposób. Najważniejsze różnice przedstawia tabela:
| Kryterium | Wypowiedzenie jednostronne | Porozumienie stron |
|---|---|---|
| Podstawa prawna | Umowa, Kodeks cywilny lub przepisy szczególne, w tym ustawa o ochronie praw lokatorów | Zgodne ustalenie stron i zasada swobody umów |
| Zgoda drugiej strony | Nie jest wymagana, jeżeli wypowiedzenie ma podstawę i zostało złożone prawidłowo | Jest konieczna |
| Termin zakończenia | Najczęściej wynika z umowy albo przepisów | Strony ustalają go samodzielnie |
| Elastyczność | Ograniczona trybem i terminem wypowiedzenia | Duża, także przy umowie na czas oznaczony |
Przy najmie mieszkania wypowiedzenie przez wynajmującego podlega dodatkowym ograniczeniom wynikającym z ustawy o ochronie praw lokatorów. Jeżeli strony nie mogą się porozumieć, trzeba sprawdzić rodzaj umowy, postanowienia dotyczące wypowiedzenia oraz właściwe przepisy Kodeksu cywilnego. Wynajmujący nie może zastąpić braku podstawy prawnej samym żądaniem opuszczenia lokalu.
Jak przeprowadzić rozwiązanie umowy krok po kroku?
Bezpieczne zakończenie najmu można przeprowadzić w kilku etapach:
- Rozpocznij rozmowę – ustal, która strona chce zakończyć umowę i z jakiego powodu. Sama przyczyna nie rozwiązuje umowy, ale pomaga określić warunki negocjacji.
- Ustal datę końcową – wskaż konkretny dzień rozwiązania umowy oraz osobno dzień i godzinę wydania lokalu, jeśli nie są takie same.
- Rozlicz warunki finansowe – określ czynsz należny do dnia zakończenia najmu, opłaty, ewentualne zaległości, sposób rozliczenia mediów oraz zasady zwrotu kaucji.
- Spisz porozumienie – odwołaj się do pierwotnej umowy, dokładnie opisz lokal i wpisz wszystkie uzgodnione obowiązki stron.
- Podpisz dokument i przekaż lokal – każda strona powinna otrzymać podpisany egzemplarz, a wydanie mieszkania trzeba potwierdzić protokołem zdawczo-odbiorczym.
Najlepiej podpisać porozumienie przed wydaniem lokalu albo najpóźniej w dniu przekazania kluczy. Jeżeli któraś ze stron nie chce podpisać dokumentu, nie można jednostronnie uznać, że doszło do porozumienia. Wtedy pozostaje wykonanie umowy, skorzystanie z ważnej podstawy wypowiedzenia albo dochodzenie roszczeń w inny sposób.
Co powinno zawierać porozumienie?
Nie ma jednego uniwersalnego formularza, który pasowałby do każdej sytuacji. Dokument powinien być dopasowany do treści umowy i faktycznych rozliczeń. W jego strukturze należy uwzględnić:
- Datę i miejsce sporządzenia – pozwalają ustalić, kiedy dokument został zawarty.
- Dane wynajmującego i najemcy – zgodne z pierwotną umową, wraz z adresami do korespondencji.
- Oznaczenie umowy i lokalu – datę zawarcia umowy, adres mieszkania oraz ewentualny numer umowy.
- Dokładną datę rozwiązania najmu – konkretny dzień, z którym ustaje stosunek najmu.
- Termin wydania lokalu – wraz z obowiązkiem zwrotu wszystkich kluczy, pilotów i innych elementów wyposażenia.
- Zasady rozliczenia pieniędzy – czynszu, opłat, mediów, kaucji, szkód i ewentualnej uzgodnionej rekompensaty.
- Oświadczenie o rozliczeniu roszczeń – najlepiej wskazać, czy po wykonaniu ustaleń strony nie będą miały wobec siebie dalszych roszczeń, czy też konkretne należności pozostają do zapłaty.
- Podpisy obu stron – najlepiej na dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym dla każdej osoby.
Forma pisemna jest najbezpieczniejsza, zwłaszcza gdy pierwotna umowa została zawarta na piśmie. Ułatwia wykazanie zgody, daty zakończenia i uzgodnionych rozliczeń. Przy bardziej złożonej sytuacji, na przykład wysokich zaległościach, najmie okazjonalnym albo sporze o szkody, treść dokumentu warto skonsultować z prawnikiem.
Jak rozliczyć kaucję, czynsz i media?
Kaucja nie jest automatycznie ostatnim czynszem. Najemca powinien zapłacić czynsz zgodnie z umową, chyba że strony wyraźnie uzgodnią w porozumieniu inne rozliczenie. Samodzielne pominięcie ostatniej wpłaty z założeniem, że wynajmujący zatrzyma kaucję, może zostać uznane za zaległość.
Kaucja zabezpiecza należności związane z najmem. Po opróżnieniu lokalu wynajmujący może rozliczyć z niej wykazane zaległości, koszty usunięcia szkód przekraczających normalne zużycie, braki w wyposażeniu lub inne uzgodnione należności. Potrącenia powinny być opisane i możliwe do uzasadnienia, a niewykorzystaną część kaucji należy zwrócić w terminie wynikającym z przepisów, umowy lub porozumienia.
Podstawą takiego rozliczenia jest protokół zdawczo-odbiorczy. Powinien powstać przy faktycznym przekazaniu mieszkania i zawierać:
- stany liczników prądu, wody, gazu lub ciepła,
- opis stanu ścian, podłóg, drzwi, urządzeń i wyposażenia,
- informację o zauważonych uszkodzeniach albo brakach,
- liczbę przekazanych kluczy, pilotów i kart dostępu,
- datę wydania lokalu oraz podpisy obu stron.
Do protokołu można dołączyć zdjęcia wykonane w dniu zdania mieszkania. Dokument nie zastępuje porozumienia, lecz potwierdza wykonanie jego części i stanowi podstawę końcowego rozliczenia kaucji. Przy mediach rozliczanych po otrzymaniu faktury warto wskazać w porozumieniu, kto i do kiedy dopłaci ewentualną różnicę.
Najbezpieczniejsze zakończenie najmu obejmuje trzy dokumenty lub elementy: podpisane porozumienie, protokół zdawczo-odbiorczy oraz przejrzyste rozliczenie finansowe.
Przed podpisaniem końcowego oświadczenia o braku roszczeń trzeba sprawdzić, czy wszystkie opłaty są już znane. Jeżeli rozliczenie mediów nastąpi później, dokument powinien wyraźnie pozostawić tę kwestię otwartą i wskazywać termin oraz sposób późniejszej zapłaty.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie stanowi indywidualnej porady prawnej. W razie sporu, wysokich zaległości, problemów z wydaniem lokalu lub wątpliwości dotyczących najmu okazjonalnego warto skonsultować dokument z prawnikiem.
